מה זאת אוטומציה פיננסית?

אוטומציה פיננסית היא תהליך של שימוש בטכנולוגיה ותוכנות מתקדמות לביצוע משימות פיננסיות חוזרות ונשנות באופן אוטומטי, ללא צורך בהתערבות ידנית מתמדת. במקום שרואי חשבון, מנהלי כספים ומנהלי חשבונות יבזבזו שעות יקרות על משימות שגרתיות כמו הקלדת נתונים, התאמות בנק, או איסוף דפי בנק מעשרות חשבונות – המערכות האוטומטיות עושות זאת בשבילם, במהירות, בדיוק ובאמינות גבוהה.

האוטומציה הפיננסית כוללת מגוון רחב של פעילויות: מעקב אחר תזרים מזומנים, ייבוא אוטומטי של דפי בנק ואשראי, התאמות בנקים, ניהול הלוואות, יצירת דוחות פיננסיים בזמן אמת, וניתוח נתונים כספיים. כל אלו מתבצעים באופן שוטף, רציף ואוטומטי – ומאפשרים לעסקים להתמקד במה שחשוב באמת: קבלת החלטות עסקיות נכונות על בסיס מידע מדויק ועדכני.

FinSite  – פתרון האוטומציה הפיננסית המתקדם

FinSite היא מערכת מתקדמת לניהול תזרים מזומנים ואוטומציה פיננסית, שנבנתה במיוחד עבור עסקים, רואי חשבון, מנהלי כספים והנהלת חשבונות המעוניינים לנהל את הפעילות הפיננסית שלהם בצורה חכמה, מדויקת ושקופה יותר.

המערכת מתחברת באופן מאובטח וישיר לחשבונות הבנק ולחברות האשראי של העסק, ומבצעת סנכרון יומיומי של הנתונים הבנקאיים בזמן אמת. במקביל, FinSite מתחברת גם למערכת הנהלת החשבונות (ERP)  של הארגון ושואבת את כלל התחזיות הפתוחות: חשבוניות לקוחות וספקים, הזמנות רכש, צ’קים דחויים, תנועות יומן ועוד.

לאחר איסוף הנתונים, FinSite מאחדת את כל המידע הפיננסי לדוח תזרים מזומנים אינטראקטיבי, חכם וויזואלי. הדוח מאפשר למנהלים לצפות בכל התחייבות ותזרים צפוי לפי ימים, שבועות או חודשים, לזהות צווארי בקבוק עתידיים, ולתכנן תזרים עתידי בצורה מבוססת נתונים ולא תחושות.

התוצאה – מערכת אחת שמרכזת את כל מקורות המידע הפיננסיים של העסק, מפשטת תהליכים ידניים, חוסכת זמן יקר, ומעניקה למנהלים שליטה ובקרה אמיתית על הנזילות והביצועים הפיננסיים של החברה.

היכולות המרכזיות של המערכת

1.  ניהול תזרים מזומנים דינמי – המערכת מרכזת אוטומטית את כל הנתונים הרלוונטיים לעסק – חשבונות בנקים, כרטיסי אשראי, סליקה, הלוואות והנהלת חשבונות. היא מנתחת הוצאות והכנסות, מזהה פעולות שחוזרות באופן קבוע, ולוקחת בחשבון פעולות עתידיות צפויות. התוצאה: דוח תזרים מזומנים דינמי המשקף את המצב האמיתי של העסק – לא רק מה שקרה, אלא גם מה צפוי לקרות.

2. יבוא אוטומטי של דפי בנק ואשראי – משיכה אוטומטית יומית של דפי בנק ואשראי ישירות מהמקור – חשבונות הבנק וחברות האשראי. הנתונים נכנסים באופן מאובטח ומוזנים ישירות לתוך מערכת הנהלת החשבונות של העסק.

3. התאמות בנקים אוטומטיות –
בקרה פיננסית חכמה בזמן אמת אחת המשימות השוטפות והמאתגרות ביותר במחלקות הנהלת החשבונות היא ביצוע התאמות בנקים – תהליך שבודק כי כל פעולה פיננסית הרשומה בדפי הבנק והאשראי תואמת באופן מלא לרישומים בספרי העסק.

מערכת  FinSite מבצעת את התהליך הזה באופן אוטומטי, חכם ובזמן אמת .המערכת מתחברת לחשבונות הבנק של העסק, מייבאת את תנועות העו״ש והאשראי מדי יום, ומשווה אותן באופן מדויק לתנועות הנהלת החשבונות במערכת ה-ERP

באמצעות מנוע התאמות מבוסס AI ואלגוריתמים מתקדמים,FinSite  מזהה ומקשרת באופן אוטומטי בין התנועות בבנק לרישומים במערכת, סוגרת התאמות תקינות, ומתריעה על פערים או תנועות חריגות בזמן אמת.

התוצאה תהליך מהיר, מדויק וללא עבודה ידנית, שחוסך שעות עבודה רבות, מונע טעויות אנוש, ומשפר את הבקרה והאמינות של הנתונים הפיננסיים

4. ניהול הלוואות מתקדם – FinSite  מתעדת את כל המסמכים והנתונים הרלוונטיים להלוואות, אוספת מידע מאתרי הבנקים וחברות האשראי, ומציגה הכל במקום אחד. המערכת מספקת מידע מלא על כל הלוואה: סכום, ריבית, תקופה, לוח סילוקין, הצמדות, עמלות ומטבעות. ניתן לעקוב אחר סטטוס ההחזר של כל הלוואה ולקבל תחזיות של צפי החזרים עתידיים.

5. דשבורד ודוחות בזמן אמת המערכת מספקת דוחות Dashboard המציגים את היתרה, חשבון, בנק, מטבע ועוד. הדוחות נשלחים אוטומטית כל יום במייל למשתמשים ומראים את ריכוז היתרות היומי. הנתונים זמינים מכל מקום ובכל זמן – במחשב, טאבלט או מובייל.

6. חיבור למערכות ERP מובילות – הנתונים זורמים באופן אוטומטי בין המערכות, מה שמבטיח עבודה חלקה ללא צורך בהזנות כפולות או העברות ידניות של מידע. Sap b1, priority, Comax חשבשבת, ריווחית, ניהולית ועוד  

היתרונות המרכזיים של אוטומציה פיננסית עם   FinSite 

חיסכון משמעותי בזמן

במקום שמנהלי החשבונות יבלו שעות בכניסה לעשרות אתרי בנקים וחברות אשראי, בהורדת קבצים, בהזנתם למערכת ובהתאמות ידניות – כל התהליך מתבצע אוטומטית.

הזמן שנחסך יכול להגיע למאות שעות עבודה בחודש.

צמצום דרמטי של שגיאות ידניות

כאשר נתונים מוזנים ידנית, שגיאות הן בלתי נמנעות. טעות הקלדה אחת, ספרה שהוחלפה, או שורה שדולגה – כל אלו עלולים להוביל לטעויות חשבונאיות משמעותיות, לפערים בהתאמות בנק, ולבעיות במע”מ ובדיווחים הכספיים של החברה.

האוטומציה של FinSite מבטלת את השגיאות האנושיות. הנתונים נמשכים ישירות מהמקור – מהבנקים ומחברות האשראי – ומוזנים ישירות למערכת ה – ERP  ללא כל התערבות ידנית.

אוטומציה פיננסית אינה עוד מותרות לעסקים גדולים בלבד – היא הפכה לצורך בסיסי לכל עסק שרוצה להישאר תחרותי, יעיל ורווחי .FinSite מציעה פתרון מקיף, מתקדם וידידותי למשתמש לאוטומציה פיננסית מלאה: מיבוא אוטומטי של דפי בנק ואשראי, דרך התאמות בנק אוטומטיות, ניהול הלוואות מתקדם, ועד לדוחות תזרים מזומנים דינמיים בזמן אמת.

היתרונות ברורים: חיסכון של עשרות שעות עבודה, ביטול שגיאות ידניות, חיסכון בכוח אדם ובעלויות, ומעל הכל – קבלת שליטה ובקרה מלאה על המצב הפיננסי של העסק. בעולם שבו מידע הוא כוח והחלטות חייבות להתקבל במהירות, FinSite מעניקה לעסקים את הכלים להצליח.